Số hóa quy trình quản lý điều hành xe tại PC Phú Yên

13:23 - 04/12/2020  |  421 lượt xem

Chia sẻ
Công tác quản lý điều hành xe tại PC Phú Yên là công tác quan trọng trong việc phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo đó, PC Phú Yên đã giao nhiệm vụ cho các phòng ban, điện lực quản lý cũng như phân bổ các loại xe phù hợp theo tính chất công việc. Nắm bắt được công việc này, phòng Công nghệ thông tin (CNTT) PC Phú Yên đã xây dựng thành công ứng dụng quản lý xe trên nền tảng web.
Số hóa quy trình quản lý điều hành xe tại PC Phú Yên

Phần mềm quản lý sử dụng xe

Trước năm 2019, việc quản lý và phân bổ xe thực hiện thủ công. Các đơn vị có nhu cầu công tác đăng ký xe bằng văn bản cho đơn vị chủ quản, sau đó đơn vị chủ quản phân bổ xe theo yêu cầu. Đơn vị chủ quản sẽ thông báo thủ công cho các lái xe và đơn vị đăng ký về lịch trình đăng ký công tác. Với số lượng đăng ký ngày một nhiều thì công việc của đơn vị chủ quản xe sẽ rất vất vả, tốn thời gian. Việc quản lý như vậy còn nhiều bất cập như sau: Đơn vị nào đăng ký trước thì được phân bổ trước, việc phân bổ xe liên tục đến khi nào hết xe nên khi người có nhu cầu xử lý sự cố đột xuất sẽ không còn xe. Những đề xuất phân bổ cùng một địa điểm hoặc đi cùng đường không được gộp chuyến đi cùng gây ra lãng phí; Ban Giám đốc không nắm được tình hình điều hành quản lý xe khi không được báo cáo trong ngày…

Nhằm phục vụ tốt trong việc quản lý công tác điều hành xe tại PC Phú Yên, Phòng CNTT đã xây dựng ứng dụng quản lý xe trên nền tảng web. Ứng dụng này sẽ số hóa các quy trình quản lý xe hiện có và cải tiến nó để việc quản lý được thuận tiện hơn.

Đầu năm 2019, phòng bắt đầu xây dựng phần mềm quản lý xe với các nghiệp vụ đăng ký, phân bổ xe. Đến tháng 6/2019, Phòng CNTT đã mời các thành phần liên quan để góp ý ứng dụng quản lý xe. Sau khi ghi nhận các góp ý từ Ban Giám đốc và những người trực tiếp sử dụng, phòng CNTT nhận thấy chương trình phải thay đổi hầu như tất cả các nghiệp vụ hiện có để phù hợp với thực tế hơn. Chính vì vậy, phòng CNTT đã xây dựng lại ứng dụng hoàn toàn mới.

Đến tháng 8/2019, ứng dụng quản lý điều hành xe cơ bản đã hoàn thành. Để đưa ứng dụng vào thực tiễn sử dụng toàn Công ty, đơn vị đã ban hành văn bản về việc triển khai áp dụng đăng ký xe công tác trên trương trình. Văn bản đã nêu rõ để việc bố trí xe công tác tại Công ty hiệu quả và hợp lý. Công ty yêu cầu các đơn vị đăng ký xe tuần thứ N được thực hiện chậm nhất trước 16h00 ngày thứ 5 của tuần N-1. Trường hợp không đăng ký thì không bố trí xe. Trên cơ sở đăng ký, lãnh đạo phòng KH&VT, lãnh đạo Văn phòng dự kiến phân xe trình Giám đốc Công ty duyệt để bố trí xe cho tuần N.

Thời gian đầu áp dụng, việc đăng ký xe, phê duyệt đăng ký, ngoài cách đăng ký bằng văn bản như trước đây, các đơn vị có thể thực hiện trên chương trình quản lý điều hành xe. Sau gần một tháng áp dụng, chương trình dần hoàn thiện, CBCNV quen dần các thao tác trên chương trình. Việc đăng ký xe, phê duyệt đăng ký, phân bổ xe đều thực hiện trên ứng dụng quản lý điều hành xe một cách dễ dàng. Khi đã số hóa được các quy trình quản lý điều hành xe, Công ty được những lợi ích sau: Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn Công ty, giảm bớt văn bản, giấy tờ, giảm chi phí vận hành (vì có thể gộp chuyến), tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực, Ban Giám đốc có thể theo dõi, kiểm soát việc phân bổ xe hàng ngày, hàng tuần. Ngoài ra, ứng dụng quản lý điều hành xe có tiện ích thông báo qua chương trình eOffice-Chat (ứng dụng gửi tin nhắn của CBCNV trong EVNCPC) rất thuận tiện trong việc sử dụng. Tiện ích này hỗ trợ thông báo thông tin cần thiết, nhanh chóng cho các đối đượng sau: Người đăng ký, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo chủ quản xe, tài xế, Ban Giám đốc. Việc thông báo có tính chọn lọc và chính xác từng đối tượng khi đăng ký xe, phê duyệt xe và phân bổ xe.

Lịch phân bổ xe giúp lãnh đạo Công ty, các đơn vị và lái xe thuận tiện theo dõi lịch trình công tác

Thông báo từ ứng dụng quản lý xe trên chương trình e-Office chat

Ứng dụng quản lý điều hành xe mang lại rất nhiều điểm tích cực cho toàn thể CBCNV trong PC Phú Yên, không chỉ giúp cho người đăng ký, người phân bổ xe được thuận tiện mà còn giúp những lái xe nắm bắt được lịch trình một cách nhanh chóng và thông tin chính xác. Ứng dụng quản lý điều hành xe về sau có thể cải tiến, bổ sung thêm việc quản lý chi tiết thông tin xe, thông tin bảo trì, bảo dưỡng của từng xe; thông tin đi lại để chi trả chi phí xăng, dầu một cách hiệu quả hơn. Qua ứng dụng này, chúng ta đã thấy rõ được sự cần thiết và hiệu quả cao khi số hóa các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. 

Xuân Dưỡng

13:23 - 04/12/2020  |  421 lượt xem

Chia sẻ
Từ Khóa :

TIN BÀI ĐỌC NHIỀU