Giải pháp làm việc nhóm trên Office 365: Phối hợp, chia sẻ, xử lý thông tin nhanh và hiệu quả

08:58 - 17/06/2021  |  388 lượt xem

Chia sẻ
Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp, PC Quảng Trị đã tổ chức làm việc trực tuyến tại một số thời điểm. Khi đó, khi một công việc được giao cho nhiều thành viên trong đơn vị cùng xử lý mà không thể trực tiếp làm việc cùng nhau, một số đơn vị trực thuộc Công ty đã sử dụng bộ ứng dụng làm việc nhóm của Office 365, gồm các ứng dụng như: SharePoint, Teams, OneNote, Planner tạo thuận tiện cho công việc liên kết, thống nhất dữ liệu công việc của các thành viên, chia sẻ thông tin nhanh và cập nhật những tin tức quan trọng. Bài viết này xin chia sẻ chi tiết về các ứng dụng làm việc nhóm của Office 365.
Giải pháp làm việc nhóm trên Office 365: Phối hợp, chia sẻ, xử lý thông tin nhanh và hiệu quả

Giải pháp làm việc nhóm với Office 365

Ứng dụng SharePoint

Đơn vị sử dụng SharePoint để tạo trang chung cho phòng/ban.

Giao diện chính của trang

Trang chung này sẽ được chia sẻ cho các thành viên của đơn vị để có thể tương tác với nhau. Các thành viên được chia sẻ có thể xem, ghi, lấy thông tin cũng như lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Các thành viên trong đơn vị

Các liên kết quan trọng sẽ được chia sẻ vào 1 nhóm duy nhất để các thành viên có thể tiện theo dõi. Thành viên trong nhóm chỉ cần chọn vào liên kết mình muốn xem để truy cập và xử lý công việc.

Các liên kết được lưu trên nhóm "Quick links"

Ứng dụng này có thể lưu trữ trực tuyến các tài liệu chung của đơn vị, các tài liệu có thể chia sẻ cho toàn bộ nhóm hoặc theo từng cá nhân. Các file word, excel, powerpoint có thể điều chỉnh trực tuyến mà không cần phải tải về.

Lưu trữ tài liệu trên SharePoint

Ứng dụng Teams

Chúng ta có thể sử dụng ứng dụng Teams để có thể tạo các công việc nhắc nhở trên lịch, các cuộc hội thoại nhóm hay tạo các cuộc họp trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện. Trong thời kỳ giãn cách xã hội thì với Teams, khoảng cách địa lý đã không còn là vấn đề.

Tạo nhắc nhở trên Calendar

Ứng dụng OneNote

Ứng dụng OneNote có thể được sử dụng để tạo các lưu ý, chú thích quan trọng, chúng ta có thể đính kèm văn bản trong chú thích một cách dễ dàng. Qua đó, lãnh đạo đơn vị có thể lưu ý các công việc quan trọng tại đây để nhân viên theo dõi và thực hiện.

Chú thích được đính kèm link file PDF

Ứng dụng Planner

Việc lên kế hoạch và theo dõi tiến trình thực hiện công việc một cách dễ dàng khi chúng ta sử dụng ứng dụng Planner. Với Planner, chúng ta có thể theo dõi công việc thực hiện thông qua biểu đồ, lịch công việc tuần/tháng. Thông qua ứng dụng này, các thành viên trong đơn vị có thể tự tạo kế hoạch riêng cho mình hoặc kế hoạch chung cho toàn đơn vị.

Theo dõi kế hoạch theo dạng bảng

Theo dõi kế hoạch theo dạng biểu đồ

Theo dõi kế hoạch theo lịch tuần/tháng

Bà Hồ Thị Phi - Phó Trưởng phòng Kinh doanh - PC Quảng Trị cho biết: "Trong thời gian qua, việc ứng dụng giải pháp làm việc trên nhóm Office 365 đã giúp đơn vị cải thiện năng suất làm việc, nâng cao khả năng tương tác giữa các thành viên trong đơn vị. Thông qua những ứng dụng này, việc chia sẻ thông tin luôn thuận tiện, nhanh chóng, không bị trùng lặp. Ngoài ra, trên ứng dụng này còn cho phép các cá nhân và tập thể chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch đã đặt ra".

Đức Anh

08:58 - 17/06/2021  |  388 lượt xem

Chia sẻ

TIN BÀI ĐỌC NHIỀU