Tự động hoá các công việc hằng ngày với ứng dụng Power Automate

10:07 - 23/11/2021  |  116 lượt xem

Chia sẻ
Office 365 là một nền tảng ứng dụng rất phổ biến với các doanh nghiệp nói chung và EVNCPC nói riêng, các ứng dụng tiêu biểu trong đó bao gồm Word, Excel, Powerpoint được rất nhiều người sử dụng hằng ngày. Nhưng như vậy thôi là chưa đủ, ngoài các ứng dụng đó, đôi khi chúng ta có thể thấy một số ứng dụng “lạ” khác ở trang truy cập Microsoft 365 mà chúng ta chưa khai thác hết. Power Automate nằm trong số đó, nói một cách đơn giản nó là một công cụ tuyệt vời để “tự động hoá” quy trình công việc mà không cần đến code, giúp bạn tự động hầu hết các công việc lặp đi lặp lại nhàm chán và tốn thời gian để tăng năng suất làm việc và giúp bạn dành thời gian cho những công việc khác thú vị hơn.
Tự động hoá các công việc hằng ngày với ứng  dụng Power Automate

Ảnh minh họa

Microsoft Power Automate là một ứng dụng “Low-Code” cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại (và tốn thời gian) bằng cách sử dụng khả năng tự động hóa quy trình của robot. Nó hoạt động giống như macro trong Excel nhưng nó có thể giúp bạn tự động hóa mọi thứ trong môi trường Microsoft.

Với Power Automate bạn có thể:

+ Chuyển dữ liệu/sync từ 2 OneDrive khác nhau (OneDrive cá nhân <-> OneDrive công ty) bằng việc sử dụng phần Template có sẵn.

+ Tạo form điểm danh tự động khi họp/học trực tuyến (liên kết tài khoản Google và Microsoft).

+ Tích hợp dễ dàng và liền mạch với các ứng dụng khác trong môi trường Office 365 một cách hoàn toàn tự động (Word, Excel, Teams...) và ngoài môi trường (Google Sheet, Google Drive...). Bạn có thể thiết lập một quy trình trong Power Automate để nhận một thông báo bạn nhận được trong Microsoft Teams và lưu nó vào Microsoft OneNote.

+ Gửi lời nhắc tự động khi một nhiệm vụ quá hạn.

+ Tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại bằng cách ghi lại các thao tác chuột, tổ hợp phím và các bước khác.

+ Quản lý các kết nối (SharePoint, SQL Server, Dropbox, Twitter, Facebook…), khi bạn tạo một kết nối trong một dịch vụ, kết nối sẽ hiển thị trong dịch vụ khác.

Power Automate có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ trên các ứng dụng khác nhau của Microsoft và các ứng dụng của bên thứ ba bằng cách sử dụng các hành động được tạo sẵn (mẫu) hoặc bằng cách ghi lại một loạt các bước sẽ tự động hóa một hành động hoặc tác vụ cụ thể và sau đó cho phép bạn phát lại quá trình tự động hóa đó bất cứ khi nào cần.

Khởi chạy và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, hoàn thành một số thiết lập đăng nhập cơ bản.

Khi bạn hoàn tất thiết lập, một cửa sổ mới sẽ mở ra như hình dưới đây, nơi bạn có thể tạo tự động hóa của mình.

Khi bạn đang ở trong cửa sổ Power Automate Desktop (PAD), bạn có thể bắt đầu xây dựng các quy trình tự động hóa của mình và chúng sẽ được gọi là "Flow" – "Luồng".

Để tạo tự động hóa mới (Luồng), hãy nhấp vào nút "+ New Flow" từ góc trên cùng bên trái để bắt đầu quá trình xây dựng. Nhập tên cho Flow của bạn và nhấp "Create".

Điều này sẽ mở ra 2 cửa sổ. Một là trang luồng của tôi nơi bạn có thể tạo và quản lý các luồng. Và cửa sổ còn lại là phần mềm chỉnh sửa luồng, nơi bạn có thể ghi/chỉnh sửa luồng công việc (như hình bên dưới). Nếu phần mềm chỉnh sửa luồng không tự động mở ra, chỉ cần nhấp đúp vào tên luồng trên trang luồng của tôi.

Cửa sổ trình soạn thảo dòng chảy được chia thành 3 phần. Ngăn bên trái được gọi là phần "tác vụ", nơi bạn có thể tìm thấy tất cả 370 tác vụ được tạo sẵn. Phần giữa là phần "chính" - nơi bạn có thể chỉnh sửa quy trình làm việc. Và ngăn bên tay phải là "biến" - nơi lưu trữ các biến đầu vào/đầu ra và luồng khi bạn đang xây dựng một tác vụ.

Bạn cũng sẽ nhận thấy các nút Save, Run, Stop, Run by action, Web recorder và Desktop recorder ở đầu phần chính.

Bạn có thể xây dựng các luồng theo 2 cách khác nhau: bằng cách kéo và thả các tác vụ từ các tác vụ được tạo sẵn có sẵn trên ngăn bên trái hoặc bằng cách ghi lại các bước của một tác vụ. Bạn cũng có thể kết hợp 2 cách đó để xây dựng một sơ đồ.

Từ cửa sổ này bạn có thể làm được rất nhiều việc, chẳng hạn như:

+ Xây dựng quy trình làm việc và tự động hóa nhiệm vụ bằng trình ghi trên Desktop.

+ Xây dựng luồng bằng Trình ghi Web, định cấu hình Trình ghi Web.

+ Sử dụng Web Recorder trong Power Automate.

Mô tả tính năng xây dựng quy trình làm việc và tự động hóa nhiệm vụ bằng trình ghi:

Bạn có thể sử dụng Power Automate Desktop (PAD) trong rất nhiều kịch bản nâng cao để tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn những tác vụ được cung cấp trong các tác vụ được tạo sẵn. Nó có thể được sử dụng để thực hiện tất cả các loại hành động phức tạp, bao gồm khởi động chương trình, mở hộp thoại, nhập dữ liệu và hơn thế nữa.

Bạn có thể sử dụng Trình ghi trên màn hình để ghi lại mọi bước (như nhấp chuột, nhấn nút, nhấn phím, chọn tùy chọn,...) bạn thực hiện để hoàn thành tác vụ và phát lại các bước đó bất cứ khi nào cần thiết.

Giả sử bạn muốn bắt đầu ngày mới của mình bằng một bản nhạc cụ thể mỗi ngày. Bạn có thể tự động hóa quá trình này, thay vì điều hướng đến các file và phát bài hát theo cách thủ công mỗi lần. Đây là cách bạn làm điều đó.

Trong Máy tính để bàn Power Automate (PAD), nhấp vào "Dòng chảy mới" để tạo dòng công việc mới.

Sau đó, đặt tên cho luồng và nhấp vào "Tạo".

Trong cửa sổ phần mềm chỉnh sửa luồng, nhấp vào nút "Trình ghi trên màn hình" ở trên cùng chính giữa cửa sổ.

Trong cửa sổ Trình ghi trên màn hình, nhấp vào nút "Ghi".

Bây giờ, bạn chỉ cần thực hiện từng bước (từng bước một) mà bạn muốn quy trình luồng này thực hiện. Khi bạn thực hiện các bước, Power Automate sẽ nhận ra chúng và ghi lại các bước chính xác đó.

Sau khi bạn nhấp vào nút "Ghi", hãy thu nhỏ trình ghi trên máy tính để bàn.

Sau đó, bắt đầu thực hiện các bước mà bạn muốn máy ghi trên Desktop ghi lại.

Mỗi lần nhấp chuột trái, nhấp chuột phải, cuộn, nhấn nút và mọi hành động sẽ được ghi lại chính xác. Vì vậy, hãy làm các bước cẩn thận khi ghi âm.

Ví dụ, ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy cách chúng tôi đang điều hướng đến bài hát trong ổ đĩa cục bộ của chúng tôi. Khi chúng ta mở trình khám phá file và điều hướng qua ổ đĩa cục bộ của mình, PAD đánh dấu các mục bằng hình chữ nhật màu đỏ. Khi bạn di chuyển con trỏ qua một mục hoặc chọn một mục, PAD sẽ đánh dấu mục đó và thông báo cho bạn loại mục đó, như hình dưới đây:

Sau đó, thu nhỏ trình phát nhạc và đóng trình khám phá file.

Cuối cùng, khi bạn ghi xong các thao tác của mình, hãy mở lại máy ghi trên màn hình thu nhỏ và nhấp vào "Hoàn tất" để dừng ghi.

Bạn sẽ thấy danh sách các bước bạn đã thực hiện để thực hiện tác vụ trong phần "Chính". Bây giờ, hãy nhấp vào biểu tượng "Lưu" để lưu bản ghi này.

Sẽ mất vài giây đến vài phút để lưu bản ghi. Sau khi nó được lưu, bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết quy trình đã được lưu thành công. Nhấp vào "OK" để đóng lời nhắc.

Bây giờ, bạn có thể nhấp vào biểu tượng "Chạy" để phát luồng mà bạn đã ghi lại. Nó sẽ thực hiện các bước chính xác mà bạn đã ghi bằng máy ghi trên máy tính để bàn.

Giờ đây, chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể nhanh chóng thực hiện một tác vụ dài lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, nếu bạn bị gián đoạn trong khi ghi lại quy trình, bạn có thể nhấp vào "Tạm dừng" để tạm dừng quá trình ghi và nhấp lại vào "Ghi" để tiếp tục ghi.

Nếu bạn ghi sai một bước hoặc bỏ lỡ điều gì đó, bạn luôn có thể nhấp vào biểu tượng "Đặt lại" để đặt lại toàn bộ quá trình và bắt đầu lại từ đầu.

Chúc các bạn thành công!

Đoàn Hải Đăng

10:07 - 23/11/2021  |  116 lượt xem

Chia sẻ

TIN BÀI ĐỌC NHIỀU