Làm chủ flow chart – khó mà dễ

13:40 - 22/09/2022  |  188 lượt xem

Chia sẻ
Flowchart hay còn được biết đến với tên lưu đồ xử lý (sau đây sẽ gọi tắt là lưu đồ) là một dạng biểu đồ, lưu đồ thường được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm mô hình hóa, đặc tả các bước thực hiện của một quy trình, kế hoạch cụ thể. Trong xu thế thực hiện quá trình “Chuyển đổi số” trong doanh nghiệp, việc vận dụng lưu đồ càng trở nên đặc biệt hữu dụng, mang lại tính tư duy cao, rất hiệu quả để thể hiện rõ ràng nhất một quy trình, ý tưởng. Vậy làm cách nào để vẽ một lưu đồ theo đúng quy tắc, dễ hiểu đối với người đọc? Bài viết này nêu ra một số quy tắc chuẩn để có thể giúp việc thực hành vẽ lưu đồ trở nên dễ dàng hơn.
Làm chủ flow chart – khó mà dễ

Định nghĩa về flowchart

Flowchart là gì? Theo wikipedia, flowchart hay lưu đồ là một dạng sơ đồ, biểu đồ nhằm mô tả một chuỗi công việc nối tiếp nhau hoặc cách thức thực hiện một quy trình cụ thể. Các lợi ích đạt được khi thực hiện công việc theo một flowchart được vẽ chính xác bao gồm: (i) xác định được nhiệm vụ và ý nghĩa của từng bước trong quy trình; (ii) xác định được đầu vào chính và phụ của quy trình; (iii) xác định được các bước có những rắc rối nào đi kèm; (iv) giúp mọi đối tượng trong vận hành quy trình hiểu nhau, vận hành hiệu quả hơn; (v) tài liệu hóa quy trình giúp những người vận hành/người sử dụng dễ nắm bắt, tiếp thu. Với những lợi ích trên, lưu đồ là công cụ vô cùng hữu ích và tiện lợi.

Vậy để xây dựng một lưu đồ chuẩn, sau đây là một số lưu ý, quy tắc nên áp dụng khi vẽ:

Thứ nhất, luôn tuân thủ quy tắc sử dụng các hình vẽ trong lưu đồ. Việc tuân thủ quy tắc giúp người đọc có thể dễ dàng nắm bắt được ý định của từng bước.

Các ký hiệu thường dùng trong flowchart

Thứ hai, lưu đồ luôn chỉ có 01 điểm bắt đầu và mọi đường mũi tên đều đi đến điểm kết thúc. Mọi luồng xử lý đều có thể đi từ điểm bắt đầu và đến điểm kết thúc, không để bất kỳ đường xử lý nào không đến được điểm kết thúc.

Thứ ba, điều kiện ra quyết định nên là câu hỏi dạng “yes/no” và có 02 hướng xử lý tương ứng với mỗi trường hợp. Trường hợp cần nhiều điều kiện để ra quyết định thì nên tách thành nhiều khối điều kiện nhằm rõ ràng điều kiện cần để xử lý.

Thứ tư, các đường mũi tên kết nối không được cắt nhau. Việc đảm bảo các đường mũi tên không cắt nhau giúp người đọc theo dõi luồng xử lý theo đường mũi tên được liền mạch, không bị gián đoạn cũng như mất phương hướng khi đến điểm giao cắt. Trường hợp trong quá trình vẽ các đường kết nối cắt nhau, cần xem lại cách sắp xếp, bố cục để loại trừ việc này.

Thứ năm, một lưu đồ nên được thiết kế theo thứ tự từ trái qua phải, trên xuống dưới. Đây là thứ tự đọc trong tiếng Việt, tiếng Anh cũng như đa phần các ngôn ngữ khác. Việc triển khai lưu đồ theo thứ tự này giúp người đọc dễ dàng đi từ điểm đầu đến điểm kết thúc theo thói quen.

Thứ sáu, câu hỏi điều kiện, mô tả bước xử lý cần dùng các cụm từ, cụm động từ ngắn gọn nhằm mô tả chính xác việc cần làm. Hạn chế mô tả quá dài gây lan man, khó hiểu về các bước thực hiện.

Thứ bảy, để đảm bảo sự ngắn gọn, dễ đọc, dễ hiểu, một lưu đồ nên vẽ trên 01 khổ giấy. Trường hợp lưu đồ quá phức tạp, nên tách thành các lưu đồ nhỏ, sử dụng biểu tượng “nhóm quy trình” để định nghĩa và thể hiện ở một lưu đồ riêng lẻ.

Quy trình xử lý yêu cầu giữa CPCCC và ĐL/CTĐL

Sau khi đã nắm được các quy tắc, một số quy ước thì chúng ta hãy bắt đầu vẽ lưu đồ. Có 03 cách để vẽ lưu đồ như sau:

Cách thứ nhất: Sử dụng giấy viết, bảng vẽ. Đây là cách đơn giản nhất, chỉ cần giấy, bút hoặc bảng là đã có thể vẽ được lưu đồ.

Cách thứ hai: Sử dụng các phần mềm, đồ họa. Có thể đơn giản sử dụng bộ Microsoft Office như Word, Excel, Powerpoint… Ngoài ra, có các công cụ chuyên để vẽ và có thể xuất ra nhiều dạng đồ họa, hoàn toàn miễn phí có thể sử dụng là diagrams.net (hay còn được biết với cái tên draw.io) hoặc zenflowchart (một sản phẩm Made in Vietnam)…

Cách thứ ba: Áp dụng các lưu đồ vào các bộ công cụ chuyên thiết kế quy trình doanh nghiệp (Business Process Management) như giải pháp Power Automate của Microsoft.

Trên đây là chia sẻ một số hiểu biết của người viết về flowchart, lưu đồ. Hy vọng lưu đồ này trở thành công cụ hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc, nhiệm vụ, góp phần để mọi người nắm bắt quy trình, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ chuyển đổi số trong EVNCPC.

Như Ngọc

13:40 - 22/09/2022  |  188 lượt xem

Chia sẻ

TIN BÀI ĐỌC NHIỀU

Một gia đình hạnh phúc

Một gia đình hạnh phúc

10:20 - 07/09/2022  |  17600 lượt xem