Tổng công ty điện lực miền trung

Từ những bất cập trong phương pháp quản lý truyền thống

Từ năm 2019, PC Gia Lai đã thực hiện ký hợp đồng thuê bao quản lý vận hành đường dây và ngăn lộ TBA 110kV với các nhà máy thủy điện trên địa bàn. Trong giai đoạn từ năm 2020, khi các dự án ĐMTMN bắt đầu phát triển với số lượng lớn, khách hàng đầu tư trạm biến áp (TBA) nhiều làm gia tăng nhu cầu thuê PC Gia Lai thực hiện công tác quản lý vận hành đường dây và TBA để công trình hoạt động ổn định và đảm bảo an toàn trong vận hành thiết bị.

Theo đó, đến tháng 11/2022, tổng số hợp đồng thuê bao quản lý vận hành (TB QLVH) PC Gia Lai đã ký kết là 725 hợp đồng, bao gồm các khách hàng nhà máy thủy điện, khách hàng trạm biến áp chuyên dùng, khách hàng trạm biến áp ĐMTMN và khách hàng điện gió. Với đặc điểm là địa bàn được đầu tư hệ thống ĐMTMN, các nhà máy điện (thủy điện, phong điện), nhu cầu thuê PC Gia Lai thực hiện các công việc QLVH tài sản của khách hàng (KH) ngày càng lớn.

Trong bối cảnh đó, việc quản lý hợp đồng, theo dõi nợ cho các khách hàng này chủ yếu được thực hiện thủ công nên gặp một số vướng mắc như: Hợp đồng TB QLVH được in thủ công và quản lý bằng file excel; tùy theo việc thỏa thuận khi ký hợp đồng, có KH thanh toán tiền 01 lần sau khi ký hợp đồng, có KH thanh toán theo quý, vì vậy gây khó khăn cho việc theo dõi và tổng hợp; chưa có chương trình quản lý theo dõi việc thanh toán tiền của khách hàng cũng như gia hạn hiệu lực hợp đồng để thực hiện công việc quản lý vận hành kịp thời và đầy đủ. Bên cạnh đó, hồ sơ thanh toán làm thủ công, gây mất thời gian và dễ nhầm lẫn; các biên bản kiểm tra được thực hiện thủ công và chưa thống nhất biểu mẫu trong toàn Công ty. Việc thực hiệc các công việc chưa thực sự liên kết giữa các bộ phận, dẫn đến các bộ phận Kỹ thuật chưa tiến hành thực hiện công việc với các KH đã ký hợp đồng hoặc vẫn thực hiện công việc khi hợp đồng với khách hàng đã hết hiệu lực.

Lưu đồ thực hiện công tác quản lý TB QLVH

...Đến giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp đồng thuê bao QLVH

Giải pháp quản lý hợp đồng TB QLVH bằng chương trình do nhóm tác giả đề xuất và triển khai thực hiện giúp cho việc soạn thảo hợp đồng, theo dõi nợ, thực hiện công việc QLVH được nhanh chóng, hiệu quả, tránh được các sai sót, nhầm lẫn. Việc luân chuyển và trách nhiệm thực hiện từng phần công việc giữa các bộ phận được phân định, giúp quá trình đánh giá hiệu quả thực hiện công việc được thuận tiện và rõ ràng. Bên cạnh đó, chương trình còn tự động tổng hợp khối lượng công việc mà PC Gia Lai thực hiện QLVH với tài sản của khách hàng, thuận tiện cho nhu cầu quản lý sau này. Chương trình có một số chức năng chính:

Chức năng quản lý khách hàng TB QLVH

✅ Nhập mã khách hàng vào trường “Mã khách hàng”: Các thông tin về mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số lượng TBA (nếu có) sẽ được lấy từ CMIS.

✅ Các thông tin không có trên chương trình CMIS như loại đường dây, số lượng km đường dây, số lượng ngăn lộ, số lượng thiết bị QLVH sẽ được nhập và theo dõi trên chương trình.

✅ Từ khối lượng công việc đã nhập, chương trình sẽ tự động tính ra số tiền phải thanh toán theo đơn giá đã được nhập sẵn.

✅ Đối với các khách hàng ký theo đơn giá thỏa thuận sẽ tích chọn vào ô “Đơn giá thỏa thuận” và nhập số tiền theo thỏa thuận vào chương trình.

Chức năng quản lý thông tin khách hàng

Chức năng quản lý hợp đồng TB QLVH

✅ Sau khi khởi tạo thông tin bên phân hệ “Quản lý khách hàng”, thông tin của khách hàng sẽ được đẩy qua phân hệ “Quản lý hợp đồng”.

✅ Nhập mã khách hàng để lấy thông tin khách hàng, nhập ngày hiệu lực và lưu để tạo hợp đồng TB QLVH.

✅ Chương trình cho phép tích chọn để theo dõi đối với từng loại hợp đồng TB QLVH: khách hàng ĐMTMN, khách hàng nhà máy thủy điện/điện gió, khách hàng TBA chuyên dùng.

Chức năng quản lý hợp đồng

Chức năng theo dõi nợ hợp đồng TB QLVH

✅ Những khách hàng đã được tạo hợp đồng sẽ ghi nhận công nợ bên phân hệ “Theo dõi nợ”. Sau khi khách hàng thanh toán tiền, nhập thông tin về ngày tháng và số tiền thanh toán vào chương trình để theo dõi.

✅ Có thể lọc theo các điều kiện: tháng thanh toán, tình trạng thanh toán...

Chức năng lập biên bản

Phân hệ này được dùng để in hợp đồng và phụ lục các biên bản nghiệm thu khối lượng công việc quản lý vận hành. Chỉ cho phép in biên bản làm việc khi khách hàng đã thanh toán tiền. Sau khi tạo biên bản kiểm tra và nhập đầy đủ thông tin, chương trình cho phép lưu biên bản để theo dõi.

✅ Đối với các hợp đồng TB QLVH đường dây và TBA gồm các phụ lục: Biên bản kiểm tra đêm TBA; Biên bản kiểm tra ngày TBA; Biên bản kiểm tra ngày ĐZ; Biên bản kiểm tra đêm ĐZ.

✅ Đối với các hợp đồng TB QLVH nhà máy thủy điện/điện gió gồm các phụ lục: biên bản kiểm tra sự cố điện ĐZ; biên bản kiểm tra định kỳ ngày ĐZ; biên bản kiểm tra định kỳ đêm ĐZ; biên bản kiểm tra TBA; đề nghị thanh toán; biên bản nghiệm thu.

Giao diện tổng hợp báo cáo từ chương trình

Chức năng tổng hợp báo cáo

✅ Chức năng này gồm các mẫu báo cáo: Số lượng hợp đồng TB QLVH; theo dõi tiền TB QLVH; khối lượng ĐZ và TBA QLVH khách hàng. 

✅ Người dùng có thể lọc báo cáo theo tháng, theo nhóm khách hàng, báo cáo số lượng hợp đồng TB QLVH, báo cáo tổng hợp theo dõi tiền TB QLVH, báo cáo tổng hợp khối lượng ĐZ và TBA QLVH.

Theo báo cáo từ nhóm tác giả, chương trình được ứng dụng từ tháng 7/2020 tại PC Gia Lai và đã mang lại những hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý tại đơn vị: Giúp chuẩn xác thông tin trên hợp đồng TB QLVH, tránh sai sót; tiết kiệm thời gian soạn thảo hợp đồng; theo dõi hiệu lực hợp đồng và công nợ của khách hàng TB QLVH chính xác và kịp thời và các thông tin số liệu báo cáo khác phục vụ công việc. Nhóm tác giả cũng đề xuất mở rộng tính năng chương trình, tiến đến thực hiện ký hợp đồng theo phương thức điện tử đối với hợp đồng TB QLVH và liên kết với app kiểm tra hiện trường để cập nhật thông tin các biên bản kiểm tra (kiểm tra ngày/đêm TBA, kiểm tra ngày/đêm đường dây…).