Giao tiếp qua email - nơi thể hiện văn hóa doanh nghiệp

16:29 - 16/05/2018  |  127 lượt xem

Chia sẻ Chia sẻ
Chắc chắn rằng không ai trong chúng ta khẳng định mình luôn trả lời email một cách đầy đủ, nhanh chóng và phù hợp với văn phong giao tiếp chuyên nghiệp. Việc thiếu quan tâm đến trả lời email do đối tác, đồng nghiệp hoặc bạn bè gửi tới tức là chúng ta đã vi phạm quy tắc ứng xử lịch sự trong giao tiếp. Trong quý 1/2018 vừa qua, ở đơn vị tôi đã có hơn 119 người bị xét hệ số thi đua 1,0 vì lý do không trả lời email nội bộ do Ban CNTT gửi đến, sang quý 2/2018 sẽ xét hệ số 0,9 cho các trường hợp nếu còn tiếp tục lặp lại thiếu sai sót trên. Việc sử dụng biện pháp chế tài là cần thiết để mỗi CBCNV đều có nhận thức đúng đắn về vai trò, trách nhiệm của mình trong xử lý công việc, bởi vì chúng ta không phải là người làm việc tự do. Sử dụng thư điện tử email (Electronic Mail) trong giao dịch đang trở nên ngày càng quan trọng, việc sử dụng chung tên miền @cpc.vn không chỉ là công cụ PR mà còn là phương tiện truyền thông hiệu quả của EVNCPC. Thông qua đó chúng ta xây dựng, quảng bá hình ảnh sâu rộng trong cộng đồng, đồng thời thể hiện là một đơn vị có môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn hóa và tiên tiến.
Giao tiếp qua email - nơi thể hiện văn hóa doanh nghiệp

CBCNV Văn phòng CGC thường xuyên trao đổi kiến thức tin học để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Việc trả lời hay không trả lời email nó gần như thuộc quyền riêng tư của mỗi cá nhân, nhưng khi đã ở trong một đơn vị thì yêu cầu bắt buộc phải dùng trang email nội bộ là một đòi hỏi chính đáng và khách quan. Việc khuyến khích sử dụng email nội bộ không phải dùng để kiểm soát thông tin, mà là để duy trì sự tương tác, thấu hiểu, chia sẻ, quan tâm đến vấn đề chung của mỗi cá nhân và tập thể, hướng tới thực hiện và hoàn thành mục tiêu chiến lược phát triển chung của từng đơn vị. Việc thiết lập mỗi thành viên trong EVNCPC đều chung một tên miền @cpc.vn không ngoài mục đích tạo sự đồng thuận phấn đấu vì mục tiêu chung, chúng ta không thể tách rời giữa sở thích cá nhân và lợi ích tập thể.

Trong giai đoạn hiện nay, EVNCPC đã đẩy nhanh việc và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào điều hành sản xuất, quản lý vận hành hệ thống và cung cấp điện. Hiệu quả của việc làm trên đã làm chuyển biến căn bản phương thức quản lý điều hành từ truyền thống sang tự động hóa, từ thủ công sang click chuột để có tất cả thông tin. Việc sử dụng email trong giao dịch đang trở nên ngày càng quan trọng, việc sử dụng chung tên miền không chỉ là công cụ PR mà còn là phương tiện truyền thông hiệu quả của EVNCPC. Việc quy định cài đặt trang chủ khi khởi động máy tính, hay cài đặt email cá nhân theo quy định là để cho mỗi CBCNV tiếp cận thông tin và xử lý thông tin một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Tiến độ công việc không chờ bạn, sự cố lưới điện không chờ bạn, chậm hoặc không trả lời email có thể dẫn đến những hệ lụy không mong muốn. Sử dụng email thường xuyên và hiệu quả là thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp, tuy nhiên trong thực tế nếu làm một cuộc khảo sát nhanh bằng hình thức hỏi đáp, tôi chắc sẽ có nhiều người không thể đọc ngay được địa chỉ email của chính mình. Tuy rằng email không phải là công cụ duy nhất để giải quyết công việc, nhưng nó là công cụ hiệu quả, nhanh chóng, trang trọng và tin cậy.

Quy tắc ứng xử văn hóa trong sử dụng email cũng là một điều rất đáng quan tâm hiện nay. Email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Do vậy khi nhận được email bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể, điều này cũng giống như đặt bản thân vào người chờ đợi được phản hồi vậy, tốt nhất là nên trả lời trong ngày. Việc đặt tiêu đề cho mỗi tin nhắn, văn phong trình bày, ngôn ngữ và rà soát chính tả cũng là điều rất quan trọng để tránh mắc những lỗi cơ bản. Hãy đừng tiếc một lời chào hay cảm ơn mỗi khi mở đầu hay kết thúc một tin nhắn qua email. Có rất nhiều lý do để biện minh cho những thiếu sót khi không trả lời email của một ai đó rằng tôi rất bận, công việc của tôi không liên quan nhiều đến email, hoặc như hôm đó tôi đi công tác và kể cả đổ thừa cho nhà mạng. Chúng ta cần thống nhất với nhau rằng, email với tên miền @cpc.vn là một công cụ giao tiếp, giúp bạn thể hiện hình ảnh văn minh, lịch sự của mình. Ở đó cũng là nơi mỗi CBCNV thể hiện trách nhiệm trong việc xây dựng ngôi nhà chung EVNCPC phát triển bền vững, là nơi để tình yêu ngành, yêu nghề, tình đoàn kết gắn bó được nhân lên theo chuẩn mực văn hóa EVPCPC đang hướng tới.

Phương Anh

16:29 - 16/05/2018  |  127 lượt xem

Chia sẻ Chia sẻ

TIN BÀI ĐỌC NHIỀU