PC Đắk Lắk: Hiệu quả từ lưu trữ điện tử hồ sơ hợp đồng mua bán điện

16:00 - 15/05/2019  |  175 lượt xem

Chia sẻ Chia sẻ
Thực hiện chỉ đạo của EVNCPC, từ năm 2017, PC Đắk Lắk bắt đầu triển khai việc lưu trữ điện tử đối với hồ sơ của khách hàng sử dụng điện. Trong đó, việc số hóa dữ liệu đối với hợp đồng mua bán điện đã góp phần tích cực trong công tác quản lý kinh doanh và dịch vụ khách hàng tại đơn vị.
PC Đắk Lắk: Hiệu quả từ lưu trữ điện tử hồ sơ hợp đồng mua bán điện

Nhân viên Điện lực Nam Buôn Ma Thuột scan hợp đồng phục vụ lưu trữ điện tử

Lưu trữ điện tử (số hóa) là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Bên cạnh đó, điều này cũng góp phần cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra, số hóa dữ liệu giúp CBCNV quản lý công tác có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Trong năm  2016, EVNCPC đã phê duyệt đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lưu trữ hồ sơ điện tử khách hàng dùng điện”. Sang năm 2017, tất cả các đơn vị trực thuộc phải chuyển toàn bộ tài liệu, hợp đồng mua bán điện với khách hàng thành file màu, liên kết với CMIS, sắp xếp khoa học, thuận lợi để tra cứu, khai thác… phục vụ công tác kinh doanh và dịch vụ khách hàng.

Để 100%  hồ sơ được lưu trữ điện tử, từ năm 2017, PC Đắk Lắk đã tập trung toàn bộ nhân lực để triển khai công tác. Tuy còn gặp một số khó khăn trong quá trình triển khai nhưng đơn vị đã hoàn thành và bắt đầu vận hành cho đến nay. Qua thời gian áp dụng, công tác lưu trữ điện tử đã đem đến các lợi ích trong công tác quản lý, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Quá trình lưu trữ hồ sơ điện tử cũng được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện cho việc tra cứu cũng như quản lý vì có thể tìm kiếm hồ sơ liên quan đến khách hàng ở bất kỳ địa điểm nào, thời gian nào. Chi phí dành cho công tác lưu trữ vì thế được giảm thiểu và tiết kiệm được lao động, nhân công thực hiện công tác. Mặt khác, lưu trữ điện tử cũng giúp tránh được rủi ro trong công tác như khi xảy ra mưa bão, cháy nổ...

PC Đắk Lắk mở rộng các tiện ích hỗ trợ số hóa hợp đồng điện tử

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa trong công tác quản lý, dịch vụ kinh doanh điện năng, trong năm 2019, PC Đắk Lắk tiếp tục quan tâm, phát triển các tiện ích nhằm hỗ trợ và tạo thuận lợi cho các Điện lực trực thuộc trong công tác lưu trữ hợp đồng điện tử hằng ngày. Trên cơ sở này, Công ty sẽ cùng các Điện lực phát triển chức năng kiểm tra hợp đồng số hóa, giúp người sử dụng kiểm tra hợp đồng đã được lưu trữ trên ổ đĩa; chức năng kiểm tra hợp đồng sai đường dẫn lưu trữ, giúp người sử dụng kiểm tra tình trạng lưu trữ hợp đồng đã đúng đường dẫn lưu trữ trên ổ đĩa, chương trình sẽ xuất ra danh sách khách hàng chưa lưu trữ đúng trên ổ đĩa; và chức năng đổi tên file, tự động dò các file đã tồn tại trên ổ đĩa lưu trữ hồ sơ điện tử và đặt lại tên file dưới máy đơn vị theo hình thức đặt tên được quy định.

Việc lưu trữ hồ sơ điện tử tuy không phải là việc làm quá mới mẻ nhưng với sự phát triển các tiện ích của chương trình, PC Đắk Lắk đang từng bước nâng cao hiệu quả của công tác. Điều này cũng góp phần giúp đơn vị triển khai dịch vụ điện trực tuyến cấp độ 4 với việc đồng bộ thông tin, dữ liệu về lịch sử yêu cầu dịch vụ của khách hàng để phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn.

Thu Trang

16:00 - 15/05/2019  |  175 lượt xem

Chia sẻ Chia sẻ

TIN BÀI ĐỌC NHIỀU

Tấm gương tiêu biểu của người Đội trưởng

Tấm gương tiêu biểu của người Đội trưởng

09:15 - 17/05/2019  |  8517 lượt xem