Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử và những điều cần biết

Để kế toán viên các đơn vị thành viên trong EVNCPC hiểu biết rõ hơn về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, bài viết gửi đến người đọc các thông tin sau:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Tại khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ, Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ do cơ quan có thẩm quyền quy định theo mẫu và đồng thời được cấp cho các cá nhân khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân thể hiện khoản thuế đã được khấu trừ tương ứng.

Thời điểm nào lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử?

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Các doanh nghiệp, tổ chức khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử sẽ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng, đồng thời đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định nêu trong khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, tổ chức không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan Thuế.

Cách bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử?

Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định tại khoản 1,2, 3 của Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP giống như hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

Chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
- Chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
- Chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn

Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn về quy định triển khai, vận hành hóa đơn và chứng từ điện tử, cụ thể:

Nếu chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ điện tử thì các tổ chức (bao gồm Cơ quan Thuế) được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự phát hành theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã thông báo phát hành trước ngày 1/7/2022.
Đối với trường hợp vẫn đang còn tồn chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế cấp cũng được phép tiếp tục sử dụng.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất đang áp dụng tại EVNCPC: